Beispiel für einen Reparaturdurchlauf

Als Navigationszentrale wird WIN-Rep vom Anwender beliebig auf seinem Desktop platziert, wobei die tägliche Arbeit primär in der Reparaturmaske stattfindet. Nachdem ein defektes Gerät eingegangen ist, wird der Vorgang als Reparaturauftrag erfasst:

Als erstes wird der Kunde ausgewählt. Die Adresse kann bei Bedarf auch direkt im Auftrag geändert werden. Eine Lieferadresse kann über die Auswahl eines zweiten Kunden dazugenommen werden. Nun werden die Gerätedaten erfasst, Hersteller, Typ und Serien-Nr. sind Pflichteingaben, alle weiteren Angaben erfolgen nach Bedarf. Einige Felder wie z.B. Klasse und Fehlercode werden durch Schlüsseltabellen unterstützt, so dass eine einfache Auswahl per Doppelklick möglich ist. Es erfolgt eine vorläufige Einstufung ob es sich um eine Garantie-, eine kostenpflichtige, eine Kulanz- oder eine Reparatur im Rahmen einer erweiterten Garantie handelt.
Angaben zur Garantie können als Zeitraum oder/und festes Datum gemacht werden.

Die Begriffe im Zubehörbereich können firmenindividuell eingestellt werden, wobei bis zu acht feste Begriffe zur Verfügung stehen. Zusätzlich kann eingesandtes Zubehör in einem eigenen Textfeld notiert werden.
Möchten Sie dem Eigentümer eine Reklamation z.B. für fehlendes Zubehör mitteilen können Sie dies im hierfür vorgesehenen Textfeld erfassen.
Für interne Notizen die außerhalb Ihres Hauses niemanden interessieren steht ebenfalls ein eigenes Textfeld zur Verfügung. Nachdem das Gerät erfasst ist, wird eine Eingangsbestätigung für den Kunden erstellt und für die Bearbeitung in Ihrem Haus ein Reparaturauftrag.

Die Texte für die Eingangsbestätigung, das Anschreiben KV und den Kostenvoranschlag sind im Firmenstamm abgelegt. Vor Erstellung des Ausdruckes bestimmen Sie ob Sie die Ausgabe mit Firmenkopf und AGB wünschen. Die Formulare können auch direkt als Fax ausgegeben werden (entsprechende technische Ausstattung vorausgesetzt).

Benötigte Ersatzteile können aus dem Kostenvoranschlag übernommen oder einzeln erfasst werden.

Nach Abschluss der Reparatur wird die Rechnung erstellt:

Es ist auch eine Festpreisvereinbarung möglich – hier können Sie dann bestimmen ob die Positionen für Zeiten und Teile zusätzlich angegeben werden sollen, selbstverständlich ohne Einzelpreise.
Die zur Rechnungserstellung herangezogenen Artikelnummern für Arbeitszeiten, Festpreis und besondere Zustände wie verweigerte oder abgelehnte Kostenvoranschläge werden im Firmenstamm angegeben.

Internet Tracking

An definierten Stellen im Durchlauf wird jeweils eine Statusmeldung in eine Datenbank geschrieben. Diese kann durch eine optionale Internetanwendung abgefragt werden, um Ihren Kunden ein Tracking der Reparatur zu ermöglichen.

Es werden folgenden Statusmeldungen abgegeben:

• Geräteeingang wurde bearbeitet, Reparatur hat begonnen
• Kostenpflichtige Reparatur, Anfrage ob ein Kostenvoranschlag gewünscht wird wurde erstellt
• Kostenvoranschlag wurde erstellt
• Freigabe des Kostenvoranschlages ist erfolgt, Reparatur läuft
• Ersatzteile wurden bestellt
• Fertig, unrepariert zurück, da Kostenvoranschlag verweigert wurde
• Fertig, unrepariert zurück, da Kostenvoranschlag abgelehnt wurde
• Fertig, repariert und versendet

Suchfunktion

Für einen schnellen Zugriff kann die Auftragssuche erfolgen nach

• Auftragsnummer
• Kundencode
• Hersteller
• Typ
• Seriennummer
• Kundenbestellnummer
• Paketcode
• Hotline-Nr.
• Erfassdatum

Erledigte Aufträge – Archiv

Für die Suche nach erledigten Aufträgen können Sie mit einem einfachen Mausklick auf das Archiv umschalten, wo die gleichen Suchmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Selbsverständlich ist das Archiv schreibgeschützt, um nachträgliche Manipulationen auszuschließen.

Suche nach Seriennummer

Mit der Seriennummernsuche haben Sie die Möglichkeit in allen Vorgängen nach eben jener zu suchen.
Ist die Suche nach der kompletten Nummer nicht erfolgreich, versucht WIN-Rep automatisch, ob der eingegebene Suchbegriff Teil einer Nummer ist.

WIN-Rep – RMA RGA Statistik

Kundeninfo
Alle wichtigen Informationen zu einem einzelnen Kunden sind auf dem Kundeninfo-Bildschirm zu­sammengefasst: Kontaktdaten, Umsatz- zahlen, offene und erledigte Aufträge.

Statistik
Unsere Statistik zeigt Ihnen jeweils Wert und Anzahl der Reparaturen aufgegliedert nach verschiedenen Kriterien und summiert für einen frei wählbaren Zeitraum.

RMA- und RGA-Verwaltung

Ersatzteile die als RMA gekennzeichnet sind, werden automatisch in die RMA-Verwaltung überstellt.
Zum Einsenden der Teile an den Hersteller können die Teile in einer Liste am Bildschirm markiert werden und es wird ein Begleitschreiben erstellt.
Auf Wunsch kann zusätzlich eine Barcodeliste der Teile gedruckt werden.

Die Suche erfolgt wahlweise nach RMA-Nummer, Auftragsnummer, Kunde, RMA-Datum oder Artikelnummer.
Mit den Filtermöglichkeiten „kein Ausgang“ „kein Eingang“ „nicht vergütet“ in Kombination mit einem Zeitraum für wahlweise Anlage-, Eingangs-, Ausgangs- und Vergütungsdatum behalten Sie Ihre Garantieabwicklungen stets im Griff.

Und sollte ein Teil nochmals eingesandt werden müssen steht Ihnen dafür die RGA-Verwaltung im gleichen Umfang zur Verfügung.